• Análise: É a verificação cuidadosa de toda a documentação acadêmica e dos dados cadastrais (como identidade, certidões e Boletim de Orientação Acadêmica zerado), em conjunto com a conferência nos sistemas institucionais. Essa etapa assegura que a emissão ocorra em total conformidade com as regras do Ministério da Educação (MEC).

• Diploma: É o documento oficial estruturado em formato eletrônico (XML) e protegido por assinaturas digitais no padrão ICP-Brasil, o qual detém a validade jurídica. Para facilitar a leitura, o compartilhamento e a impressão pelo aluno.

• Expedição: Consiste no procedimento de extração dos dados acadêmicos do sistema de gestão para a geração do arquivo eletrônico, seguido da aplicação das assinaturas digitais obrigatórias pelas autoridades da Universidade.

• Registro: Trata-se da validação institucional e técnica realizada de forma simultânea nos sistemas da UFRJ e do MEC. Essa etapa atesta a integridade do arquivo e gera os mecanismos de segurança do documento, como a URL única, o código de validação e o QR Code para a consulta pública.